In samenspel richting het hogere doel: eigenaarschap in crisissituaties

Gert-Jan Aleman was HR-manager en manager van het Arbo Centrum bij Gemeente Den Haag. In 2016 is hij Vitality Manager van het jaar geworden. Zijn statement luidt: “Ik wil weten hoe het gaat met mijn medewerkers, en ik wil weten hoe het met hen thuis gaat. Gaat dat niet goed, dan wil ik als leidinggevende weten wat ik daaraan kan doen”.

Dit dubbelinterview met Gert-Jan Aleman en Maaike Fischer is geschreven door provider van Menzis Inhealth. 

Wat is de gemeenschappelijke visie tussen Gemeente Den Haag, Menzis en Inhealth? 
Gert-Jan: “Een gezonde organisatie dat begint bij je mensen. Hoe zorg je dat je mensen duurzaam inzet? Dit is ook waar Gemeente Den Haag, Menzis en Inhealth elkaar vinden, we vullen elkaar mooi aan. Wat we bij Gemeente Den Haag doen, met elkaar en voor de stad. Wij willen bijdragen aan een gezonde organisatie, dat begint bij onze mede­werkers. Onze missie is te zorgen dat zij optimaal gezond en vitaal zijn, zodat we samen de beste resultaten kunnen boe­ken voor Gemeente Den Haag.”

Maaike: “Vanuit Menzis ondersteunen we Gemeente Den Haag op het gebied van gezondheid en vitaliteit. Deze the­ma’s zijn erg relevant. Gemeente Den Haag heeft deze thema’s hoog in het vaandel staan en daar is veel aandacht voor. We kijken mee op het gezondheids­beleid, adviseren en delen kennis en er­varing. En samen zorgen we bijvoorbeeld voor een kwalitatief goede providerboog om de medewerkers van Gemeente Den Haag zo goed mogelijk te ondersteunen. Bij uitval van werk, het voorkomen van uitval en bij een goede en snelle terugkeer naar het werk. Daarnaast zetten we ook vooral in op preventie: hoe zorgen we ervoor dat we medewerkers kunnen ondersteunen in hun leefstijl en gezond te zijn? Natuurlijk om verzuim te voorkomen en vooral om te zorgen dat medewerkers zich goed voelen bij ons. In een grote organisatie zijn veel belanghebbenden. Daarin ga je op zoek naar de gemene deler om gezamenlijk tot een gewenst resultaat te komen. Bij Gemeente Den Haag staat goed werkgeverschap hoog in het vaandel en zij willen bijdragen aan de gezondheid van hun medewerkers. Wat is dat dan dat goede werkgeverschap? Dat zit in de lijn van: zorgen voor de gezondheid van je medewerkers. Niet omdat het moet en je verzuim wil voorkomen. Maar omdat je beseft dat je medewerkers waardevol zijn en de drijvende kracht achter je organisatie. Dat is waar we elkaar vinden. Menzis en Inhealth adviseren en ondersteunen Gemeente Den Haag in hun visie om een aantrekkelijke en inclusieve werkgever zijn.”

Waarom is er een samenwerking tus­sen jullie als partners in gezondheid?

Gert-Jan: “Wij willen als Gemeente Den Haag een aantrekkelijke werkgever zijn. We willen graag medewerkers centraal stellen, we willen betrokken, vakkundige medewerkers. De samenwerking zit hem in vitale gezonde en betrokken mede­werkers. We delen daar dezelfde visie in. Ik vind het mooi om daar met elkaar de schouders onder te zetten. We willen uit­gerust zijn om de beste dienstverlening te verlenen. Samen zorgen we voor bete­re, vitale en gezonde ambtenaren die zo beter voor de stad zullen presteren. Dat is het hogere doel. Het hogere doel is om beter te presteren voor de stad. We moe­ten daardoor investeren in zowel zakelijk als privé, helemaal in dit tijdperk nu die grens meer vervaagt.”

Maaike: “In het eerste jaar waren we voornamelijk operationeel actief. Lang­zaam maken we met Inhealth de ver­schuiving van zorgverzekeraar naar partner in gezondheid. Wij zitten met zijn allen op de preventieve kant. We zijn nu, op basis van de rapportages die we maken, de inzichten die we daarbij heb­ben, het intensief samenwerken met providers, bezig om de kwaliteit verder te verhogen en de focus op preventie te vergroten. Wij adviseren en ondersteu­nen het Arbo Centrum zodat zij haar bij­drage kan leveren aan het hogere doel: een gezonde organisatie. Je maakt als organisatie stappen zodra het verzuimproces goed loopt, jouw leidinggevende het gesprek aan gaat, ruimte heeft voor zelfreflectie en persoonlijk leiderschap kan aanwakkeren bij anderen."

Wat is je uitdaging/probleem?

Gert-Jan: “We investeren een aardig be­drag in verzuim. We investeren een aar­dig bedrag in verzuim, maar dit kost te­veel. Bovendien willen wij vooral inzetten op preventie. Het is dan waardevol om een partner te hebben die je kan helpen om bepaalde gegevens weer te geven om tot een beter resultaat te komen. Het is dan heel fijn om samen na te denken hoe je bepaalde dingen tactischer kunt com­municeren. Zo kun je uiteindelijk preven­tie beter op de kaart krijgen waardoor je weer kunt investeren in dit onderwerp”.

Maaike: “Gemeente Den Haag kent ver­schillende diensten. Het Arbo Centrum ondersteunt al deze gemeentediensten. Iedere dienst heeft haar eigen uitdagin­gen. Daar ligt dus al een stukje maat­werk. Daarnaast is het Arbo Centrum onderdeel van de gehele gemeentelijke organisatie. Met meerdere stakeholders. Snel kunnen schakelen en wendbaarheid in crisissituaties zijn van belang, iets wat zij in crisissituaties goed kunnen.”

Wat was je oplossing? Wat is je resul­taat tot nu toe?

Gert-Jan: “Inhealth is kwartiermaker geworden rondom een gezonde organi­satie. Dit is een proces waar we samen naartoe werken. Duurzame inzetbaar­heid is erg belangrijk in onze organisa­tie. Met andere woorden, wij willen zor­gen dat mensen blijvend gezond kunnen werken. Wil je duurzame inzetbaarheid op de kaart krijgen, dan moet de top van een organisatie weten hoe belangrijk dit onderwerp is. Het is essentieel, naast het goed leidinggeven van je team. Op het moment dat het verzuimproces goed loopt en jouw leidinggevende goed weet wat te doen op de juiste momenten, en goed gesprek aangaat tussen de lei­dinggevende en de medewerker, ruimte heeft voor zelfreflectie, persoonlijk lei­derschap kan aanwakkeren bij anderen, dan maak je enorm grote stappen.”

Maaike: “Gemeente Den Haag bestaat uit veel verschillende doelgroepen, van hoveniers tot beleidsmakers. Het gezondheidsprogramma is een tool die helpt om re­gie te geven bij alle verschillende medewerkers. We werken eraan om de content zo in te richten dat het helpt om regie over te brengen bij de medewerker. We willen bereiken dat mensen enthousiast en geïnspireerd worden om zelf aan de slag te gaan met hun gezondheid en dat begint door actief bezig mee te zijn. Een gezonde levensstijl ontstaat als je merkt dat je daar zelf invloed op hebt. Dan ont­staat een stukje verantwoordelijkheid voor iemands eigen gezondheid.”

Welke tip heb je voor organisaties?

Gert-Jan: “Maak gebruik van de kennis en initiatieven die al binnen de orga­nisatie zijn. Vanuit het Arbo Centrum hebben we veel geluid gemaakt, blog­gen, vloggen, we organiseren vitaliteits­markten en sportevenementen. Zorg daarnaast ook dat je een ambassadeur hebt, het liefst op het hoogste niveau, en probeer zij die het goed doen in de spotlight te zetten. Haak ook in op waar de initiatieven zijn en maak hiermee de verbinding.”

Maaike: “Elke organisatie kan zichzelf verbeteren door in gesprek te gaan met medewerkers. Begin met je personeel en kijk dan naar je cijfers. Zonder personeel heb je geen bedrijf, dus luister echt naar je mensen. Kijk ook naar je verbeterpun­ten in het arbeidsproces van een orga­nisatie zelf, bevraag je personeel hierop. Zij weten als geen ander waar processen verbeterd kunnen worden. Door aandacht te hebben voor je medewerkers, het gesprek met ze aan te gaan en naar ze te luisteren verhoog je de betrokkenheid. Samen voer je de verbeteringen door en verhoog je de productiviteit. Zorg voor ruimte voor eigen inbreng, dit verhoogt het gevoel van autonomie en groeit eigenaarschap. Op die manier neem je ze ook makkelijker mee in de motivatie om (blijvend) aan hun gezondheid en vitaliteit te werken.”

Hoe ga je zelf om met verandering?

Gert-Jan: “Tijdens de huidige Corona crisis, waarin we zoveel mogelijk vanuit huis werken, neem ik elke week een filmpje op voor mijn afdeling vanuit mijn eigen omgeving, vanuit mijn woonkamer of tuin. Dan geef ik tips om bijvoorbeeld even offline te gaan, hygiëne in acht te nemen, te zorgen voor ontspanning. Ik probeer het goede voorbeeld te geven, door bijvoorbeeld dagen vrij te nemen en de computer uit te laten in de avond. Het is belangrijk om daar eerlijk over te zijn. Crisismanagement is echt mijn ding gebleken in de afgelopen periode, vanwege de snelle besluitvorming, problemen waar snel oplossingen voor moeten komen en de toegevoegde waarde die je daarmee kan leveren.”

Menzis helpt organisaties om grip te krijgen op vitaliteit en gezondheid. Organisaties worden ondersteund om inzicht te krijgen waar ze staan, visie te ontwikkelen en medewerkers te activeren om in actie te komen.