Dit privacy statement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door MLK in het Portaal Vitaliteit en Werk.
Onder MLK wordt verstaan Menzis Leefkracht B.V.. MLK maakt onderdeel uit van de Menzis Groep. Onder Menzis Groep (Menzis) wordt verstaan: de economische eenheid waarin alle rechtspersonen en vennootschappen die onderdeel uitmaken van of verbonden zijn aan de Coöperatie Menzis U.A., organisatorisch zijn verbonden.
MLK gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en wil u in dit statement uitleg geven over het gebruik van uw persoonsgegevens. Een van de wettelijke privacyregels is de verplichting om transparant te zijn over hoe omgegaan wordt met persoonsgegevens van klanten. MLK doet dit in de vorm van dit privacy statement.
In dit privacy statement worden de volgende vragen beantwoord:
1. Waarvoor worden mijn persoonsgegevens gebruikt?
Via het Portaal Vitaliteit en Werk kunnen door de werkgevers hiervoor aangewezen personen die een inlogaccount hebben gekregen van MLK en bedrijfsartsen die via de werkgever toegang hebben gekregen, een interventieaanvraag indienen bij een provider. MLK verwerkt persoonsgegevens van deze personen om een rol toe te wijzen, toegang te geven tot het portaal en om de gegevens die worden ingevuld in een aanvraag aan de gekozen provider door te geven.
De volgende persoonsgegevens worden verwerkt door MLK:
A
• Naam (voor en achternaam)
• E-mailadres
• Telefoonnummer (mobiel)
Van de persoon/personen die een account heeft gekregen van MLK.
B
• Geslacht (optioneel)
• Naam (voor- en achternaam)
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Naam werkgever
Van de persoon die inlogt op het Portaal Vitaliteit en Werk en daar een interventieaanvraag indient bij een provider.
2. Hoe lang bewaart MLK mijn persoonsgegevens?
MLK bewaart de persoonsgegevens onder 1A gedurende de duur van de overeenkomst van de werkgever met MLK, of tot de persoonsgegevens worden gewijzigd. Na afloop van de overeenkomst van de werkgever met MLK worden de persoonsgegevens verwijderd. Persoonsgegevens van personen onder nummer 1A die gedurende twaalf kalendermaanden niet (meer) zijn gebruikt om in te loggen op het Portaal Vitaliteit en Werk, worden vier kalenderweken nadat de werkgever hierover is geïnformeerd en daartegen niet heeft geprotesteerd, verwijderd.
MLK bewaart de persoonsgegevens onder 1B niet. Op het moment dat de gegevens worden doorgegeven aan de gekozen provider worden deze onmiddellijk verwijderd.
3. Wat zijn mijn rechten?
De wettelijke privacyregels geven personen wiens persoonsgegevens door een organisatie worden gebruikt bepaalde rechten. Volgens die regels heeft u recht op inzage, rectificatie, gegevenswissing, beperking van het gebruik van uw persoonsgegevens, overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens en op het intrekken van uw toestemming.
Omdat de persoonsgegevens onder 1B op het moment van doorzending worden verwijderd kan MLK niet daarna nog voldoen aan een verzoek tot inzage, rectificatie, gegevenswissing, beperking van het gebruik van uw persoonsgegevens geven of uw gegevens overdragen aan u of een andere organisatie. Omdat het intrekken van toestemming voor het gebruik van uw gegevens geen terugwerkende kracht heeft, is dat niet zinvol.
Voor de gegevens onder 1A geldt het volgende:
Inzage
U heeft recht op inzage in de persoonsgegevens die MLK van u heeft en informatie waarvoor hij die persoonsgegevens gebruikt. U kunt daarvoor een verzoek indienen.
Gegevensoverdraagbaarheid
U heeft het recht uw persoonsgegevens te krijgen van MLK in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm, als die persoonsgegevens door u of namens u aan MLK zijn verstrekt en door MLK via geautomatiseerde procedés zijn gebruikt.
MLK kan de persoonsgegevens ook direct aan een andere organisatie sturen, indien u dit verzoekt.
Rectificatie
U heeft recht op correctie (rectificatie) van onjuiste persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U heeft er recht op dat onvolledige persoonsgegevens volledig worden gemaakt, bijvoorbeeld door het verstrekken van een aanvullende verklaring.
Vermeld in uw verzoek welke gegevens gecorrigeerd moeten worden en waarom.
Gegevenswissing
U kunt MLK vragen uw persoonsgegevens te wissen als volgens u één van de volgende gevallen van toepassing is:
• MLK heeft uw persoonsgegevens niet meer nodig;
• u maakt bezwaar zoals hierna omschreven, tegen het gebruik van uw persoonsgegevens;
• MLK mocht uw persoonsgegevens niet gebruiken;
• MLK was op grond van de wet al verplicht uw gegevens te wissen;
Vermeld in uw verzoek welke gegevens u wilt laten wissen en waarom u vindt dat MLK dit moet doen.
Beperking
U heeft er recht op dat het gebruik van uw persoonsgegevens wordt beperkt:
• in de periode die MLK nodig heeft om vast te stellen of uw gegevens inderdaad gecorrigeerd moeten worden;
• als MLK uw persoonsgegevens niet had mogen gebruiken, maar u wilt niet dat die gegevens worden gewist;
• in de periode dat u tegen het gebruik van uw persoonsgegevens bezwaar heeft gemaakt maar van MLK nog geen antwoord heeft gekregen.
Als het gebruik van uw persoonsgegevens wordt beperkt, heeft MLK uw toestemming nodig om toch nog gebruik van die gegevens te mogen maken. Hierop zijn een aantal uitzonderingen. Uw persoonsgegevens mogen toch worden gebruikt:
• voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering;
• ter bescherming van de rechten van een ander persoon of een rechtspersoon; of
• om redenen van groot algemeen belang voor de Europese Unie of een lidstaat van de Europese Unie, zoals volksgezondheid.
Vermeld in uw verzoek waarom MLK uw persoonsgegevens niet mocht gebruiken. Of voeg het verzoek tot beperking van het gebruik van uw persoonsgegevens toe aan een verzoek tot rectificatie of een bezwaar.
Als u samen met het beroep op rectificatie of uw bezwaar ook een beroep op beperking van het gebruik van uw persoonsgegevens heeft gedaan, worden uw persoonsgegevens in deze termijn minder gebruikt.
Bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing. Als uw gegevens worden gebruikt – maar niet voor direct marketing - mag u daartegen bezwaar maken, als u daarvoor bijzondere persoonlijke redenen heeft. Vermeld in uw bezwaar om welke gegevens het gaat en wat de reden van uw bezwaar is.
Toestemming
Als MLK alleen met uw toestemming uw persoonsgegevens heeft gebruikt, dan mag u deze toestemming te allen tijde intrekken. De intrekking van uw toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Het intrekken van uw toestemming heeft dus geen gevolgen voor al uitgevoerde handelingen.
Vermeld bij uw verzoek welke toestemming u wilt intrekken.
4. Hoe kan ik mijn rechten uitoefenen?
Als u een beroep wilt doen op één van de rechten die hierboven genoemd worden, kunt u daarvoor een verzoek indienen bij de functionaris voor de gegevensbescherming van MLK Dit kunt u bijvoorbeeld per brief of elektronisch doen. We vertellen u dan binnen een maand wat we met uw verzoek hebben gedaan. Als uw verzoek erg ingewikkeld is, kan deze termijn met nog eens twee maanden worden verlengd. Als Menzis de termijn wil verlengen, laten wij u dat binnen een maand na ontvangst van uw verzoek weten.
Als u het niet eens bent met de afhandeling van uw verzoek kunt u daarover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (of iedere andere Europese toezichthoudende autoriteit). U kunt ook een verzoekschrift indienen bij de rechtbank.
5. Hoe zijn mijn gegevens beveiligd?
MLK past in het hele bedrijf beveiligingsmaatregelen toe om persoonsgegevens te beveiligen. Deze maatregelen betreffen: de organisatie, het personeel, processen en techniek en fysieke beveiliging. Deze maatregelen zijn vastgelegd in het beveiligingsbeleid van MLK.
De ontwikkelingen binnen de wereld van informatiebeveiliging gaan snel. De invulling van de maatregelen is afgeleid van internationaal geldende standaarden, zoals ISO norm ISO27002. Periodiek wordt door ons gecontroleerd of onze maatregelen nog adequaat zijn. Dit gebeurt door middel van het uitvoeren van risicoanalyses, interne controleplannen en audits. Daarnaast staat MLK onder direct toezicht van de externe accountant, waarbij onder meer wordt toegezien op de werking van interne beheersing van informatiebeveiliging. Als MLK gebruik maakt van derde partijen bij de verwerking van persoonsgegevens dan controleert Menzis dat die derde partij, afhankelijk van het soort persoonsgegevens, beschikt over voldoende beveiliging.
6. Hoe neem ik contact op met MLK?
Mocht u vragen of klachten hebben over het gebruik van u persoonsgegevens hebben dan kunt u contact opnemen. U kunt zich wenden tot:
Algemeen
• Menzis Leefkracht
Postbus 75000
7500 KC ENSCHEDE
Stuur een mail: vitaliteit@menzis.nl
Functionaris voor gegevensbescherming
• MLK
t.a.v. functionaris voor gegevensbescherming
Postbus 75000
7500 KC ENSCHEDE
Stuur een mail: fg@menzis.nl
Klachten
Als u een klacht heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens door MLK kunt u zich ook wenden tot de Autoriteit persoonsgegevens:
Autoriteit persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG
Naar de website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/
Verder verwijzen we u graag naar de informatie elders op deze website. Dit privacy statement kan wijzigen. De laatste versie vindt u altijd hier.
Datum van de laatste wijziging:
Wageningen, maart 2023