Echt samenwerken

Samenwerken is meer dan een taakverdeling of een goed georganiseerde structuur. Dat werd duidelijk tijdens het interactieve webinar “Wat is écht samenwerken?”, georganiseerd door SpecialistenNet en Menzis. Onder leiding van Melvin Klink en Edine Russel werd ingezoomd op de zichtbare én onzichtbare dynamieken die samenwerking maken of breken.

Samenwerken: meer dan structuur

Een goede samenwerking draait om:

• heldere taakverdeling en respect voor ieders rol
• een gezamenlijk doel
• psychologische veiligheid: jezelf kunnen zijn en fouten mogen maken
• elkaar durven aanspreken

In de praktijk krijgt samenwerking vaak pas aandacht als problemen al zichtbaar zijn. Door tijdig aandacht te besteden aan onderlinge dynamiek, kunnen veel problemen worden voorkomen.

De bovenstroom en de onderstroom

Binnen samenwerking is het onderscheid tussen de ‘bovenstroom’ en de ‘onderstroom’ te zien.
Bovenstroom: zichtbare zaken zoals processen, taakverdeling, systemen.
Onderstroom: onzichtbare dynamieken zoals spanningen, onuitgesproken loyaliteiten (bijvoorbeeld aan een vorige leidinggevende, een oud team of informele afspraken), uitsluiting en disbalans in geven en nemen.
Als de onderstroom niet klopt, heeft het weinig zin om alleen de processen en structuren te verbeteren, de problemen blijven terugkomen. Signalen zijn onder meer terugtrekkend gedrag, overfunctioneren of opvallende stiltes tijdens overleg.

Praktische handvatten voor HR en leidinggevenden

Wat kun je doen als het schuurt in de samenwerking?

• Vertragen: neem de tijd om te observeren wat er speelt.
• Benoemen zonder oordeel: zeg wat je ziet, zonder te oordelen. Bijvoorbeeld: “Ik merk dat het overleg stroef verloopt. Herkennen jullie dat?”
• Teruggaan naar het moment dat het nog goed ging: wat werkte toen wel?
• Stel vragen: “Voelt iedereen zich nog eigenaar van dit project?” of “Is er iets wat we vermijden te bespreken?”

Zie je patronen zoals rolverwarring of onuitgesproken loyaliteiten? Gebruik dan deze concrete stappen:

• Benoem het neutraal: “Ik merk dat bepaalde besluiten vaak in een kleiner groepje worden genomen. Hoe werkt dat voor jullie?”
• Zorg voor transparantie: creëer momenten waarop alle betrokkenen dezelfde informatie krijgen.
• Stimuleer nieuwe verbindingen: overweeg in overleg met het team om projectgroepen of samenwerkingsduo’s af en toe te variëren, zodat mensen met verschillende collega’s werken en nieuwe verbindingen kunnen ontstaan.
• Versterk de gezamenlijke focus: herinner het team aan het gezamenlijke doel en ieders bijdrage daaraan.

Preventie: de sleutel tot gezonde samenwerking

Voor HR-professionals is het belangrijk om alert te zijn op:

• Rolverwarring.
• Onuitgesproken loyaliteiten (bijvoorbeeld sterke verbondenheid met een oud team of specifieke collega’s waardoor informatie en besluiten in een klein groepje blijven).
• Onbalans in inzet en waardering. 

Samenwerken is mensenwerk

Door aandacht te hebben voor wat er onder de oppervlakte speelt, kunnen organisaties veel problemen voorkomen. Zoals Edine het verwoordde: “Mensen voelen haarfijn aan wanneer er iets niet klopt. Benoem het, ook als je nog niet precies weet wat er speelt.”